Δήλωση Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Δραστηριότητα:	Μητρώο μελών
Κατηγορίες δεδομένων:	-Ονοματεπώνυμο μέλους, -Αριθμός ταυτότητας και αριθμός κοινωνικών ασφαλίσεων, -Ημερομηνία γέννησης μέλους, -Ημερομηνία εισδοχής στο Ταμείο, -Διεύθυνση διαμονής, -Ημερομηνία και λόγος τερματισμού της απασχόλησης (όπου εφαρμόζεται).
Νομική βάση:	– Σύμβαση – Νομική υποχρέωση

7. ΠΩΣ ΤΟ ΤΑΜΕΙΟ ΣΥΛΛΕΓΕΙ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Τα περισσότερα από τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει το Ταμείο προέρχονται από τα ίδια τα άτομα στα οποία αφορούν (ή, κατά περίπτωση, μέσω των αντιπροσώπων τους) και ιδιαίτερα από τα ίδια τα μέλη του, καθώς και από τις χρηματοδοτούσες επιχειρήσεις.

Επίσης, τα μέλη του Ταμείου δυνατόν να παρέχουν στο Ταμείο δεδομένα των συζύγων και/ή τέκνων τους, όπως αναφέρεται πιο πάνω.

Εάν είστε άτομο που συνδέεται και/ή σχετίζεται με νομικό πρόσωπο με το οποίο το Ταμείο διατηρεί συμβατική και/ή επιχειρηματική σχέση (π.χ. εργοδοτούμενοι και/ή εξουσιοδοτημένοι αντιπρόσωποι χρηματοδοτούσας επιχείρησης ή παρόχου υπηρεσιών / συνεργάτη / συμβούλου που είναι νομικό πρόσωπο), το Ταμείο ενδέχεται να συλλέξει τα δεδομένα σας μέσω των νομικών προσώπων με τα οποία συνδέεστε ή σχετίζεστε ή όταν εσείς επικοινωνείτε με το Ταμείο εκ μέρος τους. Σε περίπτωση επεξεργασίας δεδομένων τέτοιων ατόμων, το Ταμείο θα συλλέξει μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για το συγκεκριμένο σκοπό που επιδιώκεται σε κάθε περίπτωση.

Κατά κανόνα, το Ταμείο δεν λαμβάνει προσωπικά δεδομένα από δημοσίως προσβάσιμες ή άλλες πηγές.

8. ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

• Πρόσωπα που συνδέονται και/ή σχετίζονται με το Ταμείο

Ως βασική αρχή, τα δεδομένα σας επεξεργάζονται από τα μέλη της Διαχειριστικής Επιτροπής ή των υπο-επιτροπών του Ταμείου ή τους εξωτερικούς συνεργάτες / παρόχους υπηρεσιών / συμβούλους του Ταμείου που υποστηρίζουν τις εργασίες του Ταμείου, όπου και στο βαθμό που αυτό είναι απαραίτητο στη βάση της “ανάγκης γνώσης” (“need to know” basis), ανάλογα με το ρόλο / ιδιότητά τους και τον επιδιωκόμενο σκοπό επεξεργασίας (π.χ. από εξωτερικούς συνεργάτες για διαχείριση εργασιών (administration services), παρόχους τεχνολογικών συστημάτων και τεχνολογικής υποστήριξης, λογιστές, ελεγκτές και νομικούς συμβούλους).

Το Ταμείο συνάπτει γραπτές συμφωνίες με τρίτα πρόσωπα που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του («εκτελούντες την επεξεργασία»), σύμφωνα με τις οποίες υποχρεούνται να χρησιμοποιούν δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του Ταμείου, να μην χρησιμοποιούν δεδομένα για δικούς τους σκοπούς, και δεσμεύονται να συμμορφώνονται με τις εφαρμοστέες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και γενικότερα με τους Νόμους περί Προστασίας Δεδομένων.

• Δημόσιες ή/και ρυθμιστικές ή/και εποπτικές αρχές και άλλοι δημόσιοι οργανισμοί

Το Ταμείο είναι νομικά υποχρεωμένο να γνωστοποιεί και/ή να καθιστά διαθέσιμες στον Έφορο Ταμείων Επαγγελματικών Συνταξιοδοτικών Παροχών τις πληροφορίες (που συμπεριλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα) που καθορίζονται στη Νομοθεσία Ταμείων Προνοίας. Η Νομοθεσία Ταμείων Προνοίας ρυθμίζει την προστασία αυτών των πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών δεδομένων, που παρέχονται στον Έφορο Ταμείων Επαγγελματικών Συνταξιοδοτικών Παροχών και που στη συνέχεια δυνατόν να αποκαλυφθούν από τον Έφορο σε άλλες αρμόδιες Κυπριακές ή Ευρωπαϊκές αρχές.

Επιπρόσθετα, το Ταμείο δυνατόν να προβεί σε αποκάλυψη και/ή διαβίβαση δεδομένων απευθείας σε άλλες αρμόδιες αρχές λόγω νομοθετικής ή κανονιστικής υποχρέωσης, π.χ. στις αρμόδιες φορολογικές αρχές.

• Αρχές επιβολής του νόμου και τα δικαστήρια

Κατά περίπτωση, το Ταμείο ενδέχεται να αποκαλύψει στην Αστυνομία και στα δικαστήρια, λόγω νομικής υποχρέωσης του Ταμείου να προβεί σε τέτοια ενέργεια (π.χ. για συμμόρφωση με διαταγή αρμόδιου δικαστηρίου), ή όπου είναι απαραίτητο για τη σύσταση, άσκηση ή υπεράσπιση αξιώσεων.

9. ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΜΕΣΩ ΤΗΣ ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑΣ ΤΟΥ ΤΑΜΕΙΟΥ

Η ιστοσελίδα του Ταμείου δεν χρησιμοποιεί «cookies».

10. ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΚΤΟΣ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ (ΕΕ)

Το Ταμείο δεν διαβιβάζει σε χώρες εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ) προσωπικά δεδομένα στα πλαίσια διαχείρισης των εργασιών του.

Ενδέχεται όμως να διαβιβαστούν ή να καταστούν διαθέσιμα προσωπικά δεδομένα σε χώρες εκτός ΕE κατά την παροχή προϊόντων και υπηρεσιών πληροφορικής προς εμάς (π.χ. μέσω χρήσης cloud ως μέρος κάποιας λύσης πληροφορικής). Σε περίπτωση που κάποιος προμηθευτής προϊόντων και υπηρεσιών πληροφορικής είναι εγκατεστημένος σε χώρες εκτός ΕΕ και/ή όπου υφίσταται το προαναφερόμενο ενδεχόμενο διαβίβασης / διάθεσης δεδομένων, ως ζήτημα πολιτικής το Ταμείο λαμβάνει εύλογα μέτρα για να διασφαλίσει ότι παρέχεται υψηλό επίπεδο προστασίας προσωπικών δεδομένων και πως η όποια διαβίβαση δεδομένων γίνεται σύμφωνα με τους νόμους περί προστασίας δεδομένων. Ως θέμα πολιτικής, σε τέτοιες περιπτώσεις το Ταμείο επιλέγει να βασιστεί είτε σε αποφάσεις επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (με την οποία ουσιαστικά αποφασίζεται ότι η συγκεκριμένη χώρα παρέχει επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων) ή σε τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες που έχουν λάβει την έγκριση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

11. ΤΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΑΣ ΑΝΑΦΟΡΙΚΑ ΜΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Έχετε τα ακόλουθα εκ του ΓΚΠΔ δικαιώματα αναφορικά με τα προσωπικά σας δεδομένα, τα οποία μπορείτε να ασκήσετε επικοινωνώντας με το Ταμείο όπως περιγράφεται πιο πάνω:

• Δικαίωμα πρόσβασης

Έχετε το δικαίωμα να λάβετε επιβεβαίωση ως προς το εάν το Ταμείο επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα και, εάν συμβαίνει αυτό, έχετε το δικαίωμα πρόσβασης σε αυτά τα δεδομένα, νοουμένου ότι δεν επηρεάζονται αρνητικά τα δικαιώματα και οι ελευθερίες άλλων.

• Δικαίωμα διόρθωσης

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διόρθωση ανακριβών προσωπικών σας δεδομένων και, λαμβάνοντας υπόψη τους σκοπούς της επεξεργασίας, να τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων.

• Δικαίωμα διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»)

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή ή αφαίρεση των προσωπικών σας δεδομένων εφόσον ισχύουν συγκεκριμένες προϋποθέσεις, όπως όταν:

• Το Ταμείο επεξεργάζεται τέτοια δεδομένα στη βάση της συγκατάθεσής σας και αργότερα ανακαλείτε τη σχετική συγκατάθεση, νοουμένου ότι δεν εφαρμόζεται άλλη νομική βάση για την επεξεργασία,
• Το Ταμείο επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για σκοπούς έννομων συμφερόντων ή δημοσίου συμφέροντος και έχετε αντιρρήσεις γι’ αυτήν την επεξεργασία, υπό την προϋπόθεση ότι δεν ισχύουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για να συνεχίσει το Ταμείο την επεξεργασία.

• Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας

Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε περιορισμό (ή αναστολή) της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων για ορισμένο χρονικό διάστημα, νοουμένου ότι ισχύουν συγκεκριμένες προϋποθέσεις, όπως:

–   Σε περίπτωση αμφισβήτησης της ακρίβειας αυτών των δεδομένων, για μια περίοδο που επιτρέπει στο Ταμείο να επαληθεύσει την ακρίβειά τους,

–  Εάν εναντιωθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων σας που γίνεται στη βάση των έννομων συμφερόντων του Ταμείου, μέχρι να επαληθεύσουμε το κατά πόσο οι λόγοι για τους οποίους επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα υπερισχύουν των δικαιωμάτων και των ελευθεριών σας.

• Δικαίωμα εναντίωσης της επεξεργασίας

Έχετε το δικαίωμα, σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή, να εναντιωθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων σας που γίνεται στη βάση των έννομων συμφερόντων (όπως εξηγείται πιο πάνω), για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας. Σε περίπτωση που ασκήσετε αυτό το δικαίωμα, το Ταμείο θα σταματήσει τη σχετική επεξεργασία εκτός αν είναι σε θέση να αποδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για τη συνέχιση της.

• Δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων

Έχετε το δικαίωμα να λάβετε αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που έχετε παρέχει στο Ταμείο ή να ζητήσετε τη διαβίβαση αυτών των δεδομένων σε ένα τρίτο πρόσωπο της επιλογής σας, νοουμένου ότι:

–    Το Ταμείο επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα στη βάση της συγκατάθεσής σας ή για τους σκοπούς σύναψης συμβατικής σχέσης μαζί σας, κατόπιν αιτήματός σας, ή για να εκτελέσει μία σύμβαση που έχει ήδη συνάψει μαζί σας, και

–    Οι σχετικές δραστηριότητες Επεξεργασίας διεξάγονται με αυτοματοποιημένα μέσα.

• Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης

Όταν το Ταμείο αποσκοπεί στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων στη βάση της συγκατάθεσης σας, έχετε το δικαίωμα να αρνηθείτε να δώσετε την αιτούμενη συγκατάθεση. Επιπλέον, μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση που ήδη δώσατε ανά πάσα στιγμή, επικοινωνώντας μαζί με το Ταμείο όπως αναφέρεται πιο πάνω. Οποιαδήποτε τέτοια ανάκληση δεν θα επηρεάσει τη νομιμότητα της επεξεργασίας των δεδομένων πριν από την ανάκληση της συγκατάθεσης.

• Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας

Έχετε το δικαίωμα υποβολής καταγγελίας σε αρμόδια εποπτική αρχή, η οποία στην Κυπριακή Δημοκρατία είναι το Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων. Πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο υποβολής παραπόνου και τα στοιχεία επικοινωνίας είναι διαθέσιμες στην ιστοσελίδα http://www.dataprotection.gov.cy.

12. ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Το Ταμείο χρησιμοποιεί, αποθηκεύει και διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο, το οποίο υπολογίζεται για κάθε περίπτωση κυρίως στη βάση των εφαρμοστέων νομικών υποχρεώσεων του Ταμείου και λαμβάνοντας υπόψη παράγοντες όπως τη φύση και τους συγκεκριμένους σκοπούς της επεξεργασίας.

Σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται το Ταμείο να διατηρήσει δεδομένα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από τις καθιερωμένες περιόδους διατήρησης δεδομένων αν αυτό κριθεί απαραίτητο λόγω τυχόν διαφωνιών ή διαφορών, αξιώσεων, διαδικασιών ή/και ερευνών που εκκρεμούν σχετικά με αυτά τα δεδομένα, ή για άλλους νομικούς λόγους.

13. ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Το Ταμείο λαμβάνει όλα τα εύλογα μέτρα για να διασφαλίσει ότι τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγει και επεξεργάζεται περαιτέρω είναι ακριβή, ενημερωμένα και ικανοποιητικής ποιότητας. Παρακαλούμε όπως ενημερώσετε το Ταμείο έγκαιρα για οποιεσδήποτε αλλαγές στα προσωπικά δεδομένα που έχετε δώσει (π.χ. εάν αλλάξατε τα στοιχεία επικοινωνίας σας) ή αν αντιληφθείτε τυχόν ανακρίβειες σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που διατηρεί το Ταμείο. Το Ταμείο δεν θα είναι υπεύθυνο για τυχόν απώλειες ή ζημίες (άμεσες ή έμμεσες) που προκύπτουν από ή σε σχέση με τυχόν ανακριβή, εσφαλμένα, μη-επικαιροποιημένα, ανεπαρκή, ελλιπή ή ατελή προσωπικά δεδομένα που του παρέχετε.

Το Ταμείο έχει θεσπίσει και εφαρμόζει φυσικά, ηλεκτρονικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων που χειρίζεται και για να τα προφυλάξει από περιπτώσεις απώλειας, κατάχρησης, μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, αποκάλυψης και τροποποίησης. Τα μέτρα αυτά περιλαμβάνουν συστήματα προστασίας (firewalls), αντι-ιικά συστήματα (anti-virus), ελέγχους ασφαλείας των ηλεκτρονικών συστημάτων πληροφορικής (π.χ. penetration tests), μέτρα αποκατάστασης σε περίπτωση καταστροφής, περιορισμούς πρόσβασης, και ελέγχους εξουσιοδότησης.

Αν και το Ταμείο καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για την προστασία των δεδομένων που επεξεργάζεται, δεν μπορούμε να εγγυηθούμε την πλήρη προστασία έναντι κινδύνων. Σε περίπτωση διαπίστωσης κάποιας παραβίασης δεδομένων που ενδέχεται να επιφέρει αρνητικές συνέπειες σε εσάς, το Ταμείο θα σας ειδοποιήσει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

14. ΚΑΤΑ ΠΟΣΟ ΕΧΕΤΕ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ ΝΑ ΜΑΣ ΠΑΡΕΧΕΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Εάν δεν παρέχετε στο Ταμείο ορισμένα προσωπικά δεδομένα σας, τα οποία είχαμε ζητήσει λόγω νομικής υποχρέωσης ή επειδή η παροχή αυτών των δεδομένων είναι απαραίτητη για να συνάψουμε ή να εκτελέσουμε τη σχετική σύμβαση, ενδέχεται να μην μπορέσουμε να συνάψουμε ή να συνεχίσουμε την εκτέλεση της σχετικής σύμβασης. Σε τέτοια περίπτωση, θα σας ειδοποιήσουμε αναλόγως.

15. ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΤΗΣ ΠΑΡΟΥΣΑΣ ΔΗΛΩΣΗΣ

Αυτή η Δήλωση πιθανόν να τροποποιηθεί από καιρό σε καιρό, λόγων τυχόν αλλαγών στις πρακτικές του Ταμείου ή/και στο εφαρμοστέο νομικό πλαίσιο. Σε τέτοια περίπτωση, θα δημοσιεύσουμε την πιο πρόσφατη έκδοση αυτής της Δήλωσης (η οποία θα φέρει την ημερομηνία αναθεώρησης) στην ιστοσελίδα του Ταμείου και/ή θα σας ειδοποιήσουμε σχετικά.